Onbetaalde facturen invorderen: het traject dat werkt

Een onbetaalde factuur is zelden een juridisch probleem. Het is een timingprobleem. Wie onbetaalde facturen wil invorderen en de eerste zes weken correct aanpakt, wordt in veel dossiers betaald zonder ooit een rechtbank te zien. Wie wacht, ziet zijn vordering verwateren tussen beloftes, deelbetalingen en uiteindelijk een insolvabele debiteur.

Eerst dit: is uw debiteur een consument of een onderneming?

Sinds 1 september 2023 gelden voor schulden van consumenten de dwingende regels van boek XIX van het Wetboek van economisch recht (WER). Die verschillen grondig van wat tussen ondernemingen mag. Wie beide door elkaar haalt, riskeert dat hij zijn schadebeding en zijn verwijlinteresten niet kan afdwingen.

Is uw klant een consument?

• De eerste herinnering is gratis. Pas daarna mogen kosten worden aangerekend.
• Een termijn van veertien kalenderdagen. Die termijn moet u de consument na de herinnering gunnen. Hij begint de derde werkdag na verzending van een herinnering op papier, of de dag na verzending wanneer u elektronisch aanmaant.
• Verplichte vermeldingen. De herinnering vermeldt het verschuldigde saldo, het schadebeding dat zal worden gevorderd, uw naam en ondernemingsnummer, een omschrijving van het product of de dienst, de datum van opeisbaarheid en de betaaltermijn.
• Wettelijke maxima. Blijft de betaling na die termijn uit, dan mag u hoogstens aanrekenen: verwijlinteresten tegen de referentie-interestvoet vermeerderd met acht procentpunten, en een forfaitaire vergoeding van maximaal 20 euro voor schulden tot 150 euro; 30 euro plus 10 % op de schijf tussen 150,01 en 500 euro; 65 euro plus 5 % op de schijf boven 500 euro, met een absoluut maximum van 2.000 euro.

Bij minnelijke invordering door een advocaat, een gerechtsdeurwaarder of een incassobureau gelden bovendien de regels over de minnelijke invordering van schulden van de consument in boek XIX (artikelen XIX.5 en volgende WER), die de vroegere wet van 20 december 2002 hebben vervangen. Meer over invordering bij consumenten.

Is uw klant een onderneming?

Dan geldt de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. U hebt van rechtswege en zonder ingebrekestelling recht op interest vanaf de dag na de vervaldag, tegen de referentie-interestvoet vermeerderd met acht procentpunten. Daarnaast hebt u recht op een forfaitaire vergoeding van 40 euro voor invorderingskosten, en op een redelijke vergoeding voor de werkelijke invorderingskosten die dat bedrag overschrijden (artikel 6 van die wet).

Uw eigen algemene voorwaarden bepalen mee wat u kunt vorderen — op voorwaarde dat de klant ze kende en aanvaardde vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Daar wringt het in de praktijk het vaakst: voorwaarden die pas op de achterzijde van de factuur staan, komen in de regel te laat. Een kennelijk overdreven schadebeding kan de rechter bovendien matigen. Meer over verwijlinteresten en schadebeding.

Onbetaalde facturen invorderen in vier stappen

1. De herinnering en de ingebrekestelling

Een herinnering is commercieel, een ingebrekestelling is juridisch. Die laatste stelt uw debiteur formeel in gebreke, doet in veel gevallen de interesten lopen en vormt het bewijsstuk waarmee elke verdere stap wordt onderbouwd. Zij vermeldt het bedrag, de factuurgegevens, de rechtsgrond, een concrete termijn en het voorbehoud van alle rechten.

Een aangetekende ingebrekestelling van een advocaat of een gerechtsdeurwaarder met de wettelijk vereiste vermeldingen kan bovendien de verjaring eenmaal stuiten; er begint dan een nieuwe termijn van één jaar te lopen, zonder dat de vordering vóór het einde van de oorspronkelijke termijn kan verjaren (artikel 2244, § 2, oud Burgerlijk Wetboek). Meer over de ingebrekestelling.

2. De IOS-procedure tussen ondernemingen

Gaat het om een onbetwiste geldschuld tussen twee ondernemingen, dan bestaat er een procedure zonder rechter: de invordering van onbetwiste geldschulden (artikel 1394/20 e.v. Gerechtelijk Wetboek). Uw advocaat geeft opdracht aan een gerechtsdeurwaarder, die de debiteur een aanmaning betekent. De debiteur heeft dan één maand om te betalen, betalingsfaciliteiten te vragen of de schuld te betwisten.

Reageert hij niet, dan stelt de gerechtsdeurwaarder een proces-verbaal van niet-betwisting op, dat uitvoerbaar wordt verklaard zonder tussenkomst van een rechtbank. Snel en voorspelbaar — maar enkel bruikbaar wanneer de schuld werkelijk onbetwist is en beide partijen ingeschreven ondernemingen zijn. Meer over de IOS-procedure.

3. De dagvaarding

Wordt de factuur wél betwist, of gaat het om een consument, dan is een gerechtelijke procedure nodig. Tussen ondernemingen is in de regel de ondernemingsrechtbank bevoegd, ongeacht het bedrag (artikel 573 Gerechtelijk Wetboek). Een consument dagvaardt u voor de vrederechter of, bij hogere bedragen, voor de rechtbank van eerste aanleg.

In een goed voorbereid dossier volstaat vaak één zitting, zeker wanneer de debiteur niet verschijnt of geen ernstig verweer voert. De vordering is dan gestaafd met de bestelbon, de leveringsbewijzen, de factuur en de correspondentie, en een eventuele betwisting blijkt pas achteraf te zijn opgeworpen.

4. De uitvoering

Een vonnis is geen geld. Pas de tenuitvoerlegging door de gerechtsdeurwaarder na betekening van het vonnis — loonbeslag, beslag op de bankrekening, roerend beslag — levert de betaling op. Een vonnis in eerste aanleg is in de regel uitvoerbaar bij voorraad: hoger beroep schorst de uitvoering niet, tenzij de rechter anders beslist (artikel 1397 Gerechtelijk Wetboek). Meer over beslag.

Bestaat er een risico dat uw debiteur zijn vermogen laat verdwijnen vóór het vonnis, dan kan bewarend beslag worden gelegd, in de regel met toelating van de beslagrechter. De schuldvordering moet dan zeker, opeisbaar en vaststaand zijn of voorlopig kunnen worden geraamd, en er moet hoogdringendheid zijn. Meer over bewarend beslag.

Wanneer de factuur betwist wordt

Een protest is pas een echt protest wanneer het tijdig en gemotiveerd gebeurt. Een klant die maanden zwijgt en pas bij de ingebrekestelling gebreken inroept, staat zwak — zeker tussen ondernemingen, waar een niet tijdig geprotesteerde factuur als aanvaard kan gelden en bewijswaarde heeft. Meer over de betwiste factuur.

Grensoverschrijdend invorderen

Zit uw debiteur in een andere lidstaat, dan hoeft u niet noodzakelijk in dat land te procederen. Het Europees betalingsbevel laat toe om via een gestandaardiseerde procedure een titel te bekomen die in alle lidstaten behalve Denemarken uitvoerbaar is.

Voor vorderingen tot 5.000 euro bestaat daarnaast de Europese procedure voor geringe vorderingen, die grotendeels schriftelijk verloopt. Meer over grensoverschrijdende invordering.

Drie fouten die geld kosten

1. Wachten. Verjaringstermijnen verschillen naargelang de aard van de vordering, en de solvabiliteit van een debiteur daalt met de maand. Meer over de verjaring van facturen.
2. Deelbetalingen aanvaarden zonder afspraken. Leg elke regeling schriftelijk vast, met een beding van verval van termijn bij niet-naleving. Een ondertekende schuldbekentenis stuit bovendien de verjaring.
3. Algemene voorwaarden die niet aanvaard zijn. Zonder aanvaarding geen contractueel interest- en schadebeding — en dan valt u terug op de wettelijke regeling. Meer over algemene voorwaarden.

Veelgestelde vragen

Kan ik een onbetaalde factuur invorderen zonder rechtbank?

Ja, tussen ondernemingen met de IOS-procedure, op voorwaarde dat de schuld onbetwist is. Tegenover een consument bestaat die procedure niet: blijft de minnelijke invordering zonder resultaat, dan is een vonnis nodig.

Hoelang kan ik wachten om een factuur in te vorderen?

Dat hangt af van de aard van de vordering en van de hoedanigheid van uw klant; sommige verjaringstermijnen zijn verrassend kort. Een dagvaarding of een schriftelijke erkenning van de schuld door de debiteur stuit de verjaring.

Wat als mijn debiteur failliet is?

Dan kunt u in de regel geen individueel beslag meer leggen of voortzetten. U dient uw schuldvordering in via het Centraal Register Solvabiliteit (Regsol), binnen de termijn die het faillissementsvonnis bepaalt. Meer over de aangifte van schuldvordering.

Novex Advocaten

Wij behandelen invorderingsdossiers van de eerste ingebrekestelling tot het beslag, voor ondernemingen én voor particulieren die zelf worden aangemaand. Bezorg ons de factuur, de bestelbon en de correspondentie, dan weet u binnen de dag welk traject het snelst tot betaling leidt.

Bel 0484 99 22 72 of mail asfour@novexadvocaten.be.

Meer over onze aanpak: advocaat ondernemingsrecht en invorderingen in Brussel.