Schulden invorderen bij consumenten: de spelregels van boek XIX WER

Wie schulden invordert bij consumenten, speelt volgens strikte regels. Boek XIX “Schulden van de consument” van het Wetboek van economisch recht (WER) legt vast wanneer een onderneming kosten en interesten mag aanrekenen, hoeveel, en wat daarvoor eerst moet gebeuren. Wie die regels negeert, kan zijn schadebeding niet inroepen.

Voor ondernemingen is correcte naleving dus geen formaliteit maar geld; voor consumenten is het een belangrijke bescherming. Dit artikel zet de regels op een rij, met een stappenplan voor ondernemingen en aandachtspunten voor consumenten.

Schulden invorderen bij consumenten: wanneer geldt boek XIX?

Boek XIX werd ingevoerd bij de wet van 4 mei 2023. Het geldt voor schulden van consumenten tegenover ondernemingen. Sinds 1 september 2023 is het van toepassing op nieuwe overeenkomsten, en sinds 1 december 2023 ook op oudere overeenkomsten voor betalingsachterstanden en invorderingen vanaf die datum.

De vroegere wet van 20 december 2002 betreffende de minnelijke invordering van schulden van de consument werd daarbij in boek XIX opgenomen. De regels voor incassobureaus en andere schuldinvorderaars staan dus voortaan in hetzelfde boek als de regels over de herinnering en het schadebeding.

Stap 1: de kosteloze eerste herinnering

Betaalt een consument niet op de vervaldag, dan moet de onderneming hem eerst een kosteloze herinnering sturen (artikel XIX.2 WER). Dat kan op papier of elektronisch. Die herinnering vermeldt onder meer:

• de naam en het ondernemingsnummer van de onderneming;
• een omschrijving van de goederen of diensten en de vervaldag;
• het verschuldigde bedrag;
• de termijn waarbinnen de consument kan betalen zonder bijkomende kosten;
• de interesten en het schadebeding die kunnen worden aangerekend als hij niet tijdig betaalt.

Ontbreekt een van die vermeldingen, dan wordt de herinnering kwetsbaar en komt het schadebeding later in het gedrang. Bewaar daarom een kopie van elke herinnering en het bewijs van verzending.

Stap 2: minstens veertien kalenderdagen om te betalen

Na de herinnering krijgt de consument minstens veertien kalenderdagen om te betalen. Voor een herinnering op papier begint die termijn te lopen op de derde werkdag na de verzending. Voor een elektronische herinnering begint hij op de kalenderdag na de verzending. Tijdens die termijn mogen geen kosten of interesten worden aangerekend.

Bij overeenkomsten voor de regelmatige levering van goederen of diensten, zoals abonnementen voor energie of telecom, mogen per kalenderjaar geen kosten worden aangerekend voor de herinneringen bij niet-betaling van drie vervaldagen. Voor bijkomende herinneringen mag de kost niet hoger liggen dan 7,50 euro, vermeerderd met de geldende portokosten (artikel XIX.2, § 2 WER).

Stap 3: welke interesten en schadevergoeding mag u daarna aanrekenen?

Betaalt de consument niet binnen de termijn, dan mag de onderneming verwijlinteresten en een forfaitaire schadevergoeding aanrekenen, maar alleen als de overeenkomst daarin voorziet en binnen de maxima van artikel XIX.4 WER.

Interesten: maximaal de referentie-interestvoet, vermeerderd met acht procentpunten.

Forfaitaire schadevergoeding:

• verschuldigd bedrag tot 150 euro: maximaal 20 euro;
• tussen 150,01 en 500 euro: 30 euro, vermeerderd met 10 % van het bedrag op de schijf tussen 150,01 en 500 euro;
• boven 500 euro: 65 euro, vermeerderd met 5 % van het bedrag op de schijf boven 500 euro, met een maximum van 2.000 euro.

De percentages gelden telkens alleen op de betrokken schijf, niet op het volledige bedrag. Een voorbeeld: bij een openstaand bedrag van 300 euro bedraagt de schadevergoeding maximaal 30 euro plus 10 % van 150 euro, of 45 euro. Bij 800 euro is dat maximaal 65 euro plus 5 % van 300 euro, of 80 euro.

Wat als de onderneming de regels niet naleeft?

Werd de kosteloze herinnering niet verstuurd of de termijn niet gerespecteerd, dan kan de onderneming haar schadebeding en verwijlinteresten niet toepassen: de consument is van rechtswege vrijgesteld van de betaling van het schadebeding (artikel XIX.15 WER). Een schadebeding met andere bedragen dan de wet toelaat, is verboden en wordt voor niet geschreven gehouden (artikel XIX.4 WER). De onderneming verliest dan het voordeel van dat beding volledig.

De hoofdsom zelf blijft uiteraard verschuldigd. Voor overeenkomsten die vóór 1 september 2023 werden gesloten, geldt de overgangsregeling van artikel 15, § 2 van de wet van 4 mei 2023 (zie hierboven).

Voor de onderneming betekent dit concreet dat haar algemene voorwaarden, factuurvermeldingen en herinneringsbrieven aan boek XIX moeten beantwoorden. Een beding dat vóór 2023 werd opgesteld, met bijvoorbeeld een schadebeding van 15 % zonder plafond, voldoet in de regel niet meer. Meer over het opstellen van algemene voorwaarden.

Stappenplan voor ondernemingen

1. Neem in uw algemene voorwaarden een interest en een schadebeding op die binnen de wettelijke maxima blijven.
2. Zorg dat de consument die voorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst kent en aanvaardt.
3. Stuur bij niet-betaling een kosteloze herinnering met alle verplichte vermeldingen, en bewaar het bewijs van verzending.
4. Wacht de termijn van veertien kalenderdagen correct af.
5. Bereken daarna de interesten en de forfaitaire vergoeding per schijf, en vermeld de berekening in uw volgende brief.
6. Schakel pas daarna een advocaat, gerechtsdeurwaarder of ingeschreven incassobureau in, en bezorg hem het volledige dossier.

Invordering door een advocaat, gerechtsdeurwaarder of incassobureau

Ook wie een consumentenschuld minnelijk invordert voor rekening van een onderneming, is aan boek XIX gebonden. Incassobureaus moeten daarvoor ingeschreven zijn bij de FOD Economie. Advocaten en gerechtsdeurwaarders zijn van die inschrijving vrijgesteld, maar niet van de regels zelf.

Een schuldinvorderaar moet bij de start van de minnelijke invordering nagaan of de herinneringsfase correct verliep en of de gevorderde bedragen binnen de wettelijke maxima blijven. Hij mag van de consument geen enkele vergoeding, bezoldiging of kosten eisen voor zijn tussenkomst (artikel XIX.13 WER). Het is dus in het belang van de onderneming dat haar dossier vanaf de eerste herinnering in orde is. Meer over de ingebrekestelling.

En als de minnelijke invordering niets oplevert?

Dan kan een gerechtelijke procedure volgen, voor vorderingen tot 5.000 euro in de regel voor de vrederechter. Die kijkt na of de aangerekende bedragen een wettelijke grondslag hebben, en ongeoorloofde kosten worden geschrapt.

Een correct opgebouwd dossier, met de herinnering, het bewijs van verzending en de berekening van de bedragen, maakt het verschil. Houd ook de verjaring in het oog: de vordering van een verkoper van goederen tegen een particulier verjaart in bepaalde gevallen al na één jaar (artikel 2272 oud Burgerlijk Wetboek). Meer over de verjaring van facturen.

Voor de consument: waar moet u op letten?

Krijgt u een aanmaning met hoge kosten, controleer dan of u eerst een kosteloze herinnering kreeg, of de termijn van veertien dagen werd gerespecteerd en of de aangerekende bedragen binnen de wettelijke maxima blijven. Betwist wat niet klopt, schriftelijk en gemotiveerd, en betaal intussen het onbetwiste deel.

Negeer een aanmaning of dagvaarding niet: wie niet reageert, riskeert uiteindelijk een verstekvonnis en beslag. Hebt u meerdere schulden die u niet meer kunt dragen, dan kan een collectieve schuldenregeling een uitweg bieden.

Veelgestelde vragen

Geldt boek XIX ook tussen ondernemingen?

Neen. Tussen ondernemingen geldt de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Meer over verwijlinteresten tussen ondernemingen.

Mag ik nog een incassobureau inschakelen?

Ja, maar kies een bureau dat bij de FOD Economie is ingeschreven en zorg dat uw eigen herinneringsfase correct verliep. Anders strandt de invordering.

Mag het incassobureau zijn eigen kosten aan de consument doorrekenen?

Nee. De schuldinvorderaar mag van de consument geen vergoeding, bezoldiging of kosten eisen voor zijn tussenkomst (artikel XIX.13 WER); naast de hoofdsom kunnen enkel de interesten en de forfaitaire schadevergoeding die boek XIX toelaat, worden gevorderd. Gerechtskosten in een latere procedure, zoals de kosten van de dagvaarding of de rechtsplegingsvergoeding, volgen andere regels: daarover beslist de rechter. Meer over de rechtsplegingsvergoeding.

Kan ik tegen een consument de IOS-procedure gebruiken?

Neen. De invordering van onbetwiste geldschulden via de gerechtsdeurwaarder, zonder proces, is voorbehouden aan schulden tussen ondernemingen. Tegenover een consument hebt u een vonnis nodig. Meer over de IOS-procedure.

Mijn algemene voorwaarden voorzien een hoger schadebeding. Wat nu?

Laat ze aanpassen. Tegenover consumenten gelden de wettelijke maxima dwingend, ook als de consument het hogere beding ooit ondertekende.

Novex Advocaten staat u bij

Wij controleren uw algemene voorwaarden en herinneringsbrieven, voeren de invordering correct en rendabel, en verdedigen consumenten tegen onrechtmatige kosten. Mr. Mohamed Asfour behandelt uw dossier persoonlijk, in het Nederlands, Frans, Engels of Arabisch.

Bel 0484 99 22 72 of mail asfour@novexadvocaten.be.

Meer over onze aanpak: advocaat ondernemingsrecht en invorderingen in Brussel.