Algemene voorwaarden opstellen: wat erin hoort en wanneer ze gelden

Veel geschillen tussen ondernemers, zoals late betalingen, aansprakelijkheidsclaims of annulaties, worden gewonnen of verloren op één document dat vaak jaren geleden ergens werd gekopieerd: de algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden opstellen die op uw activiteit zijn afgestemd en juridisch actueel zijn, behoort tot de meest rendabele preventieve maatregelen voor een onderneming. Dit artikel legt uit wat erin hoort, wanneer de voorwaarden gelden en welke wettelijke grenzen u moet respecteren.

Wat hoort er zeker in uw algemene voorwaarden?

• Betalingsvoorwaarden: de betalingstermijn, de verwijlinterest en een schadebeding bij laattijdige betaling, binnen de wettelijke grenzen.
• Eigendomsvoorbehoud: u blijft eigenaar van de geleverde goederen tot de volledige betaling. Dat is uw sterkste wapen als een klant failliet gaat, op voorwaarde dat het uiterlijk bij de levering schriftelijk werd overeengekomen.
• Levering en uitvoering: termijnen, de gevolgen van vertraging en een overmachtsclausule.
• Aansprakelijkheid: een beperking van uw aansprakelijkheid, binnen de wettelijke grenzen.
• Klachten: een termijn om klachten over leveringen of facturen te melden.
• Bevoegde rechter en toepasselijk recht: een forumkeuze en een rechtskeuze, zodat een geschil met een andere onderneming voor de rechtbank van uw keuze en volgens het Belgisch recht wordt beslecht. Tegenover consumenten is die keuze sterk beperkt.

Algemene voorwaarden opstellen: zo pakt u het aan

1. Vertrek van uw verkoopproces: breng in kaart hoe een bestelling verloopt, van offerte tot factuur, en op welk moment de klant uw voorwaarden te zien krijgt.
2. Onderscheid ondernemingen en consumenten: verkoopt u ook aan consumenten, dan is een aparte set of een apart hoofdstuk met de consumentenregels vaak de veiligste keuze.
3. Schrijf helder: onduidelijke bedingen worden in de regel uitgelegd in het nadeel van wie ze heeft opgesteld. Gebruik bovendien een taal die uw klant begrijpt.
4. Verwijs er telkens naar: op uw offerte, orderbevestiging, leveringsbon, website en factuur.

Het eigendomsvoorbehoud in de praktijk

Een eigendomsvoorbehoud werkt alleen als het schriftelijk werd overeengekomen, uiterlijk op het ogenblik van de levering (artikel 69 van titel XVII van boek III van het oud Burgerlijk Wetboek). U kunt de goederen terugvorderen zolang ze nog bij de koper aanwezig zijn; werden ze doorverkocht, dan strekt het voorbehoud zich in beginsel uit tot de schuldvorderingen die in hun plaats komen, zoals de prijs die de nieuwe koper verschuldigd is (artikel 70). Gaat de koper failliet, dan moet u de goederen tijdig terugvorderen, op straffe van verval vóór de neerlegging van het eerste proces-verbaal van verificatie van de schuldvorderingen (artikel XX.194 Wetboek van economisch recht). Vermeld het voorbehoud dus niet alleen in uw algemene voorwaarden, maar ook op uw offerte, orderbevestiging en leveringsbon, en zorg dat uw goederen identificeerbaar blijven. Hoe u daarnaast uw schuldvordering indient, leest u in ons artikel over uw debiteur die failliet is.

Wanneer gelden uw algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden maken slechts deel uit van een contract als de andere partij er effectief kennis van heeft genomen of minstens de mogelijkheid had om er effectief kennis van te nemen, en als ze die heeft aanvaard (artikel 5.23 Burgerlijk Wetboek). Voorwaarden die pas achteraf op een factuur verschijnen, zijn dus kwetsbaar, zeker bij een eerste bestelling. Tussen ondernemingen kan een factuur die zonder protest wordt aanvaard wel een bewijs opleveren, maar dat is geen garantie voor de tegenstelbaarheid van de voorwaarden.

Zorg daarom dat uw offerte, bestelbon en orderbevestiging telkens uitdrukkelijk naar de voorwaarden verwijzen, en laat de klant bij voorkeur voor akkoord tekenen. Een beding waarin de klant onweerlegbaar verklaart bedingen te kennen die hij vóór het sluiten van het contract niet daadwerkelijk kon inzien, helpt u niet: tussen ondernemingen staat zo’n beding op de lijst van altijd verboden bedingen (artikel VI.91/4 Wetboek van economisch recht). Meer over de bewijswaarde van facturen leest u in ons artikel over een betwiste factuur.

Wat als uw klant zijn eigen voorwaarden hanteert?

Voor contracten die sinds 1 januari 2023 werden gesloten, regelt artikel 5.23 van het Burgerlijk Wetboek de zogenaamde battle of forms. Verwijzen beide partijen naar hun eigen algemene voorwaarden, dan maken beide sets deel uit van het contract, met uitzondering van de bedingen die onverenigbaar zijn. Het contract komt echter niet tot stand als een partij vooraf, of zonder onnodige vertraging na de aanvaarding, uitdrukkelijk en niet via haar algemene voorwaarden laat weten dat ze niet gebonden wil zijn. Wilt u dat uw voorwaarden primeren, dan moet u dat dus apart en uitdrukkelijk bedingen, en niet enkel in de voorwaarden zelf.

Betalingsachterstand tussen ondernemingen

Tussen ondernemingen voorziet de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties in een verwijlinterest die van rechtswege en zonder ingebrekestelling verschuldigd is bij laattijdige betaling. Daarnaast heeft de schuldeiser recht op een forfaitaire vergoeding van 40 euro voor invorderingskosten, en op een redelijke vergoeding voor hogere invorderingskosten die hij kan aantonen. Uw algemene voorwaarden kunnen daarop voortbouwen, bijvoorbeeld met een redelijk schadebeding, maar niet ten nadele van de schuldeiser afwijken van die wettelijke bescherming. Hoe u een onbetwiste factuur zonder proces invordert, leest u in ons artikel over de IOS-procedure.

Overmacht en onvoorziene omstandigheden

Een goede overmachtsclausule omschrijft welke gebeurtenissen u van uw verplichtingen ontslaan en wat er dan gebeurt: een opschorting, een verlenging van de termijnen of een beëindiging. Voor contracten die sinds de hervorming van het Burgerlijk Wetboek werden gesloten, kan een partij bij een onvoorzienbare verandering van omstandigheden die de uitvoering buitensporig zwaar maakt bovendien heronderhandeling vragen (artikel 5.74 Burgerlijk Wetboek). Mislukt die heronderhandeling binnen een redelijke termijn, dan kan de rechter het contract aanpassen of beëindigen. Die regel kan contractueel worden geregeld of uitgesloten; denk daar bewust over na, net zoals over de gevolgen van contractbreuk en wanprestatie.

De wettelijke grenzen

• Tegenover consumenten verbiedt het Wetboek van economisch recht onrechtmatige bedingen, met een lijst van bedingen die altijd verboden zijn. Voor de invordering van consumentenschulden gelden bovendien dwingende regels (boek XIX van dat wetboek): een eerste kosteloze herinnering met een termijn van veertien kalenderdagen en wettelijke maxima voor schadebedingen. Lees daarover ons artikel over schulden invorderen bij consumenten.
• Tussen ondernemingen geldt sinds de wet van 4 april 2019 (de zogenaamde B2B-wet) voor contracten die vanaf 1 december 2020 werden gesloten, hernieuwd of gewijzigd een toetsing van onrechtmatige bedingen. Een beding dat een kennelijk onevenwicht schept tussen de rechten en plichten van de partijen is verboden; sommige bedingen zijn altijd verboden, andere worden vermoed onrechtmatig te zijn.
• Aansprakelijkheidsbeperkingen kunnen niet gelden voor een opzettelijke fout en mogen de verbintenis niet van haar inhoud ontdoen. Tegenover consumenten gelden nog strengere grenzen.

Oude, agressieve sjablonen sneuvelen daardoor geregeld voor de rechtbank, waardoor u juist op het beslissende moment onbeschermd bent. Een onrechtmatig beding is nietig, maar de rest van het contract blijft in de regel bestaan.

Veelgestelde vragen

Volstaat een link naar mijn website?

Tussen ondernemingen kan dat volstaan, als de klant vóór het sluiten van het contract duidelijk op de voorwaarden werd gewezen en ze eenvoudig kon raadplegen. Tegenover consumenten gelden strengere eisen; bij verkoop op afstand moet u het contract bovendien bevestigen op een duurzame drager, zoals een e-mail of een pdf. Wij bouwen de bewijsketen op maat van uw verkoopproces op.

Ik verkoop online aan consumenten. Waar moet ik op letten?

Bij verkoop op afstand moet u de consument vóór de bestelling duidelijk informeren over onder meer de prijs, de leveringsvoorwaarden en het herroepingsrecht. De consument kan in de regel binnen veertien dagen zonder opgave van redenen afzien van de aankoop, behalve in de wettelijke uitzonderingen. Informeert u niet correct over dat herroepingsrecht, dan wordt de termijn met maximaal twaalf maanden verlengd (artikel VI.48 Wetboek van economisch recht). Uw voorwaarden moeten daarmee in overeenstemming zijn.

Mag ik mijn algemene voorwaarden achteraf wijzigen?

Nieuwe voorwaarden gelden in principe alleen voor contracten die worden gesloten nadat de klant ervan kennis kon nemen en ze heeft aanvaard. Een beding dat u toelaat de prijs, de kenmerken of de voorwaarden eenzijdig te wijzigen zonder geldige reden, wordt tussen ondernemingen vermoed onrechtmatig te zijn (artikel VI.91/5 Wetboek van economisch recht); tegenover consumenten is de ruimte nog kleiner. Bij lopende raamovereenkomsten is een duidelijke en evenwichtige wijzigingsregeling dus onmisbaar.

Hoe vaak moet ik mijn voorwaarden bijwerken?

Bij elke wetswijziging die uw sector raakt, en minstens om de paar jaar. De hervorming van het Burgerlijk Wetboek en de nieuwe regels voor contracten tussen ondernemingen maakten veel oudere sjablonen al onnauwkeurig.

Novex Advocaten staat u bij

Wij stellen algemene voorwaarden op maat op, screenen bestaande voorwaarden en staan u bij wanneer ze in een geschil worden ingeroepen. Lees ook ons artikel over het invorderen van onbetaalde facturen en over verwijlinteresten en schadebedingen tussen ondernemingen.

Bel 0484 99 22 72 of mail asfour@novexadvocaten.be voor een voorstel tegen een vaste prijs.

Meer over onze aanpak: advocaat ondernemingsrecht en invorderingen in Brussel.