Constituer une SRL en Belgique : étapes, plan financier et points d'attention

Vous souhaitez constituer une SRL en Belgique ? Depuis le Code des sociétés et des associations (CSA) de 2019, la société à responsabilité limitée (SRL) est la forme de société la plus utilisée. Elle a remplacé l’ancienne SPRL et se distingue par sa grande souplesse.

Que vous souhaitiez, en tant qu’indépendant, exercer votre activité au sein d’une société ou lancer une affaire avec des associés, la SRL vous offre la personnalité juridique et sépare le patrimoine de la société de votre patrimoine privé. Cet article passe en revue les étapes et les points d’attention pour les fondateurs et les administrateurs.

Pourquoi constituer une SRL ?

• Responsabilité limitée : en tant qu’actionnaire, vous ne risquez en principe que votre apport. Les dettes de la société ne sont pas vos dettes, sauf en cas de cautionnement personnel ou si votre responsabilité personnelle est engagée en qualité de fondateur ou d’administrateur.
• Pas de capital minimum : la SRL n’a plus de capital, mais bien des capitaux propres. Les fondateurs doivent la doter de capitaux propres de départ suffisants pour l’activité envisagée.
• Souplesse : les statuts peuvent régler assez librement les droits attachés aux actions, le droit de vote, la répartition des bénéfices et la cession des actions.
• Aspects fiscaux et sociaux : une société peut être fiscalement avantageuse, mais tout dépend de votre situation. Faites établir une simulation au préalable par votre comptable.

Étape 1 : le plan financier

Avant la constitution, les fondateurs établissent un plan financier et le remettent au notaire. Ce plan justifie le montant des capitaux propres de départ à la lumière de l’activité projetée pendant au moins deux ans, compte tenu des autres sources de financement. La loi (art. 5:4 CSA) impose un contenu minimal, dont :

• une description précise de l’activité projetée ;
• un aperçu des sources de financement, avec les éventuelles sûretés ;
• un bilan d’ouverture ainsi que des bilans et des comptes de résultats projetés après 12 et 24 mois ;
• un budget des recettes et des dépenses sur au moins deux ans, avec les hypothèses retenues.

Le plan financier n’est pas une formalité. Si la société est déclarée en faillite dans les trois ans de l’acquisition de la personnalité juridique et que les capitaux propres de départ étaient manifestement insuffisants pour l’exercice normal de l’activité projetée pendant au moins deux ans, les fondateurs peuvent être tenus solidairement des engagements de la société, dans la proportion fixée par le juge (art. 5:16 CSA). Faites donc établir ou vérifier le plan par un comptable.

Étape 2 : dénomination, siège et objet

Choisissez une dénomination qui ne prête pas à confusion avec celle d’entreprises existantes et vérifiez-le au préalable, notamment dans la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) et dans les registres des marques. Les statuts mentionnent la région où le siège est établi ; l’adresse précise contribue à déterminer quel tribunal de l’entreprise est compétent. Décrivez aussi l’objet de la société, c’est-à-dire l’activité qu’elle exercera, de manière suffisamment large mais concrète.

Étape 3 : les statuts et la convention d’actionnaires

Les statuts sont la constitution de la société. Ils règlent notamment les actions et les droits qui y sont attachés, l’administration et la représentation, l’assemblée générale et la cession des actions. Lorsqu’il y a plusieurs actionnaires, il est recommandé de conclure en outre une convention d’actionnaires, qui règle par exemple la sortie d’un actionnaire, un droit de préemption ou une clause de non-concurrence. Contrairement aux statuts, cette convention n’est pas publiée.

Étape 4 : l’acte constitutif chez le notaire

Une SRL est constituée, à peine de nullité, par acte authentique, passé devant notaire (art. 2:5, § 1er CSA). Les apports en numéraire sont préalablement versés sur un compte spécial ouvert au nom de la société en formation. En cas d’apport en nature, comme un fonds de commerce, du matériel ou un véhicule, un rapport d’un réviseur d’entreprises est requis, en plus d’un rapport spécial des fondateurs.

Le notaire se charge du dépôt de l’acte au greffe du tribunal de l’entreprise et de la publication d’un extrait aux annexes du Moniteur belge. La société acquiert la personnalité juridique dès ce dépôt. Celui qui prend déjà des engagements au nom de la société en formation, par exemple un bail, en est personnellement et solidairement responsable, sauf si la société acquiert la personnalité juridique dans les deux ans de la naissance de l’engagement et les reprend dans les trois mois de l’acquisition de la personnalité juridique (art. 2:2 CSA).

Étape 5 : le démarrage pratique après la constitution

• faites enregistrer les unités d’établissement et les activités dans la Banque-Carrefour des Entreprises par un guichet d’entreprises agréé, et vérifiez si votre activité est soumise à des autorisations ou à des conditions d’accès régionales ;
• activez le numéro de TVA si la société effectue des opérations soumises à la TVA ;
• affiliez la société à une caisse d’assurances sociales, qui perçoit aussi la cotisation annuelle à charge des sociétés, et réglez votre propre statut social d’administrateur ;
• ouvrez un compte professionnel et choisissez un comptable ;
• souscrivez les assurances nécessaires, comme une assurance responsabilité civile professionnelle lorsqu’elle est obligatoire ou recommandée.

L’administrateur : nomination et responsabilité

Les administrateurs sont nommés dans les statuts ou par l’assemblée générale, et leur nomination est publiée au Moniteur belge. Un administrateur peut exercer son mandat à titre rémunéré ou gratuit. Il est responsable envers la société des fautes commises dans l’exécution de sa mission et, dans certains cas, également envers les tiers.

Le CSA limite cette responsabilité dans de nombreux cas à un plafond qui dépend de la taille de la société (art. 2:57 CSA), mais pas notamment en cas de faute grave, de faute légère présentant un caractère habituel plutôt qu’accidentel ou d’intention frauduleuse. En tant qu’administrateur, suivez donc de près la comptabilité, les obligations fiscales et sociales et la situation financière de la société. Lisez aussi notre article sur la responsabilité des administrateurs en cas de faillite.

Comptabilité, comptes annuels et registre UBO

Une SRL tient une comptabilité complète et établit chaque année des comptes annuels. L’assemblée générale les approuve dans les six mois de la clôture de l’exercice, et leur dépôt à la Banque nationale de Belgique intervient dans les trente jours de leur approbation et au plus tard sept mois après cette clôture (art. 3:10 CSA). La société doit en outre enregistrer ses bénéficiaires effectifs dans le registre UBO et tenir ces données à jour. Négliger ces obligations expose à des amendes et, en cas de faillite, à une responsabilité supplémentaire.

Après la constitution : distributions et procédure de sonnette d’alarme

Une SRL ne peut pas distribuer librement tous ses bénéfices. Toute distribution aux actionnaires doit passer un double test : l’actif net ne peut pas être ou devenir négatif, et l’organe d’administration doit constater qu’après la distribution, la société pourra continuer à payer ses dettes à mesure de leur exigibilité pendant au moins douze mois (art. 5:142 et 5:143 CSA). Les administrateurs qui ignorent ces règles peuvent engager leur responsabilité.

Si l’actif net risque de devenir négatif, ou s’il n’est plus certain que la société pourra payer ses dettes au cours des douze mois suivants, la procédure de sonnette d’alarme (art. 5:153 CSA) s’applique : l’organe d’administration doit convoquer l’assemblée générale dans les deux mois pour décider de la dissolution ou de mesures de redressement. Une réorganisation judiciaire engagée à temps peut offrir une alternative à la faillite.

Questions fréquentes sur la constitution d’une SRL

Combien coûte la constitution d’une SRL ?

Les frais comprennent notamment les honoraires et frais du notaire, les frais de dépôt et de publication, l’enregistrement auprès du guichet d’entreprises et l’élaboration du plan financier. Demandez au préalable une estimation au notaire. L’accompagnement juridique pour les statuts et la convention d’actionnaires peut être convenu à prix forfaitaire.

Combien faut-il apporter dans une SRL ?

Il n’existe pas de montant minimum légal. Les capitaux propres de départ doivent toutefois être suffisants pour l’activité projetée, comme le démontre le plan financier.

Puis-je transformer mon entreprise individuelle en SRL ?

Vous pouvez apporter votre activité à une nouvelle SRL, par exemple par un apport en nature de votre fonds de commerce, accompagné d’un rapport d’un réviseur d’entreprises. Les dettes que vous avez contractées en tant qu’entreprise individuelle restent toutefois en principe vos dettes personnelles. Faites vérifier au préalable les conséquences fiscales et juridiques.

Combien d’actionnaires et d’administrateurs faut-il ?

Un seul actionnaire suffit. L’administration peut être confiée à un ou plusieurs administrateurs, actionnaires ou non. Une personne morale peut aussi être administrateur, par l’intermédiaire d’un représentant permanent.

Qu’en est-il d’une SPRL existante ?

Depuis le 1er janvier 2020, les dispositions impératives du CSA s’appliquent aux SPRL existantes, qui sont désormais des SRL. Les statuts devaient être mis en conformité au plus tard le 1er janvier 2024. Si ce n’est pas encore fait, faites-les adapter chez le notaire : les administrateurs peuvent être tenus responsables du dommage qui résulte de cette omission.

Novex Advocaten vous accompagne

Nous accompagnons les entrepreneurs dans la constitution de leur SRL, du plan financier et des statuts jusqu’à la convention d’actionnaires, et conseillons les administrateurs sur leurs obligations. Lisez aussi notre article sur les différences entre une entreprise individuelle et une société et celui sur les conditions générales.

Appelez le 0484 99 22 72 ou écrivez à asfour@novexadvocaten.be pour un entretien sur votre projet.