Recouvrer des factures impayées : la démarche qui fonctionne

Une facture impayée est rarement un problème juridique. C’est un problème de timing. Si vous entreprenez le recouvrement de factures impayées et gérez correctement les six premières semaines, vous serez payé dans de nombreux dossiers sans jamais voir un tribunal. Celui qui attend voit sa créance se diluer entre promesses, paiements partiels et, finalement, un débiteur insolvable.

D’abord : votre débiteur est-il un consommateur ou une entreprise ?

Depuis le 1er septembre 2023, les dettes des consommateurs sont soumises aux règles impératives du livre XIX du Code de droit économique (CDE). Celles-ci diffèrent fondamentalement de ce qui est permis entre entreprises. Celui qui confond les deux risque de ne pas pouvoir faire valoir sa clause pénale ni ses intérêts de retard.

Votre client est-il un consommateur ?

• Le premier rappel est gratuit. Ce n’est qu’ensuite que des frais peuvent être réclamés.
• Un délai de quatorze jours calendrier. Vous devez laisser ce délai au consommateur après le rappel. Il commence à courir le troisième jour ouvrable suivant l’envoi d’un rappel sur papier, ou le jour suivant l’envoi lorsque le rappel est adressé par voie électronique.
• Mentions obligatoires. Le rappel mentionne le solde dû, la clause pénale qui sera réclamée, votre nom et votre numéro d’entreprise, une description du produit ou du service, la date d’exigibilité et le délai de paiement.
• Plafonds légaux. Si le paiement n’intervient pas dans ce délai, vous pouvez réclamer au maximum : des intérêts de retard au taux d’intérêt de référence majoré de huit points de pourcentage, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 20 euros au maximum pour les dettes jusqu’à 150 euros ; 30 euros plus 10 % sur la tranche comprise entre 150,01 et 500 euros ; 65 euros plus 5 % sur la tranche supérieure à 500 euros, avec un plafond absolu de 2.000 euros.

En cas de recouvrement amiable par un avocat, un huissier de justice ou un bureau de recouvrement, les règles relatives au recouvrement amiable des dettes du consommateur du livre XIX (articles XIX.5 et suivants CDE) s’appliquent en outre ; elles ont remplacé l’ancienne loi du 20 décembre 2002. En savoir plus sur le recouvrement auprès des consommateurs.

Votre client est-il une entreprise ?

C’est alors la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales qui s’applique. Vous avez droit, de plein droit et sans mise en demeure, à des intérêts à compter du lendemain de l’échéance, au taux d’intérêt de référence majoré de huit points de pourcentage. Vous avez en outre droit à une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, ainsi qu’à une indemnisation raisonnable des frais de recouvrement réels qui dépassent ce montant (article 6 de cette loi).

Vos propres conditions générales contribuent à déterminer ce que vous pouvez réclamer — à condition que le client en ait eu connaissance et les ait acceptées avant ou lors de la conclusion du contrat. C’est là que le bât blesse le plus souvent en pratique : des conditions qui figurent uniquement au verso de la facture arrivent en principe trop tard. Le juge peut en outre réduire une clause pénale manifestement excessive. En savoir plus sur les intérêts de retard et la clause pénale.

Recouvrer des factures impayées en quatre étapes

1. Le rappel et la mise en demeure

Un rappel est une démarche commerciale, une mise en demeure un acte juridique. Cette dernière met formellement votre débiteur en demeure, fait dans de nombreux cas courir les intérêts et constitue la pièce probante sur laquelle s’appuie chaque étape ultérieure. Elle mentionne le montant, les références de la facture, le fondement juridique, un délai précis et la réserve de tous droits.

Une mise en demeure envoyée par recommandé par un avocat ou un huissier de justice et contenant les mentions légalement requises peut en outre interrompre une seule fois la prescription ; un nouveau délai d’un an commence alors à courir, sans que la créance puisse se prescrire avant la fin du délai initial (article 2244, § 2, de l’ancien Code civil). En savoir plus sur la mise en demeure.

2. Le recouvrement de dettes d’argent non contestées entre entreprises

S’il s’agit d’une dette d’argent non contestée entre deux entreprises, il existe une procédure sans juge : la procédure de recouvrement de dettes d’argent non contestées (articles 1394/20 et suivants du Code judiciaire). Votre avocat charge un huissier de justice, qui signifie une sommation de payer au débiteur. Le débiteur dispose alors d’un mois pour payer, demander des facilités de paiement ou contester la dette.

S’il ne réagit pas, l’huissier de justice dresse un procès-verbal de non-contestation, qui est déclaré exécutoire sans intervention d’un tribunal. Rapide et prévisible — mais utilisable uniquement lorsque la dette est réellement non contestée et que les deux parties sont des entreprises inscrites. En savoir plus sur la procédure de recouvrement de dettes non contestées.

3. La citation

Si la facture est bel et bien contestée, ou s’il s’agit d’un consommateur, une procédure judiciaire est nécessaire. Entre entreprises, c’est en principe le tribunal de l’entreprise qui est compétent, quel que soit le montant (article 573 du Code judiciaire). Un consommateur est cité devant le juge de paix ou, pour des montants plus élevés, devant le tribunal de première instance.

Dans un dossier bien préparé, une seule audience suffit souvent, a fortiori lorsque le débiteur ne comparaît pas ou n’oppose aucune défense sérieuse. La demande est alors étayée par le bon de commande, les preuves de livraison, la facture et la correspondance, et une éventuelle contestation apparaît comme soulevée après coup.

4. L’exécution

Un jugement n’est pas de l’argent. Seule l’exécution par l’huissier de justice après la signification du jugement — saisie sur salaire, saisie sur compte bancaire, saisie mobilière — permet d’obtenir le paiement. Un jugement de première instance est en principe exécutoire par provision : l’appel ne suspend pas l’exécution, sauf décision contraire du juge (article 1397 du Code judiciaire). En savoir plus sur la saisie.

S’il existe un risque que votre débiteur fasse disparaître son patrimoine avant le jugement, une saisie conservatoire peut être pratiquée, en principe avec l’autorisation du juge des saisies. La créance doit alors être certaine, exigible et liquide ou susceptible d’une estimation provisoire, et la situation doit présenter un caractère d’urgence (célérité). En savoir plus sur la saisie conservatoire.

Lorsque la facture est contestée

Une protestation n’en est réellement une que si elle est formulée à temps et de manière motivée. Un client qui garde le silence pendant des mois et n’invoque des défauts qu’à la réception de la mise en demeure se trouve en position de faiblesse — a fortiori entre entreprises, où une facture qui n’a pas été protestée en temps utile peut valoir comme acceptée et a force probante. En savoir plus sur la facture contestée.

Recouvrement transfrontalier

Si votre débiteur est établi dans un autre État membre, vous ne devez pas nécessairement agir en justice dans ce pays. L’injonction de payer européenne permet d’obtenir, au moyen d’une procédure standardisée, un titre exécutoire dans tous les États membres sauf le Danemark.

Pour les créances jusqu’à 5.000 euros, il existe en outre la procédure européenne de règlement des petits litiges, qui se déroule en grande partie par écrit. En savoir plus sur le recouvrement transfrontalier.

Trois erreurs qui coûtent de l’argent

1. Attendre. Les délais de prescription varient selon la nature de la créance, et la solvabilité d’un débiteur diminue de mois en mois. En savoir plus sur la prescription des factures.
2. Accepter des paiements partiels sans accord précis. Consignez chaque arrangement par écrit, assorti d’une clause de déchéance du terme en cas de non-respect. Une reconnaissance de dette signée interrompt en outre la prescription.
3. Des conditions générales non acceptées. Sans acceptation, pas de clause contractuelle d’intérêts ni de clause pénale — et vous retombez alors sur le régime légal. En savoir plus sur les conditions générales.

Questions fréquentes

Puis-je recouvrer une facture impayée sans passer par le tribunal ?

Oui, entre entreprises, au moyen de la procédure de recouvrement de dettes non contestées, à condition que la dette ne soit pas contestée. Cette procédure n’existe pas à l’égard d’un consommateur : si le recouvrement amiable échoue, un jugement est nécessaire.

Combien de temps puis-je attendre avant de recouvrer une facture ?

Cela dépend de la nature de la créance et de la qualité de votre client ; certains délais de prescription sont étonnamment courts. Une citation ou une reconnaissance écrite de la dette par le débiteur interrompt la prescription.

Que faire si mon débiteur est en faillite ?

Vous ne pouvez alors en principe plus pratiquer ni poursuivre de saisie individuelle. Vous déclarez votre créance via le Registre central de la solvabilité (Regsol), dans le délai fixé par le jugement déclaratif de faillite. En savoir plus sur la déclaration de créance.

Novex Advocaten

Nous traitons les dossiers de recouvrement de la première mise en demeure jusqu’à la saisie, pour les entreprises comme pour les particuliers qui reçoivent eux-mêmes des rappels. Transmettez-nous la facture, le bon de commande et la correspondance : vous saurez dans la journée quelle démarche mène le plus rapidement au paiement.

Appelez le 0484 99 22 72 ou écrivez à asfour@novexadvocaten.be.